Evenementen module
Met de evenementenmodule plan en beheer je eenvoudig elk type evenement – van de eerste uitnodiging tot de eindanalyse. Houd overzicht, automatiseer registraties en volg alle activiteiten live vanuit één gebruiksvriendelijk systeem.
Evenementen aanmaken en configureren:
Creëer in enkele stappen een compleet evenement:
Voeg details toe zoals naam, locatie, type, data en tijden.
Stel een maximumcapaciteit in en activeer een wachtlijst indien nodig.
Gebruik beschrijvingen en afbeeldingen om deelnemers enthousiast te maken.
Ticketverkoop en registratie
Maak de registratie-ervaring soepel en professioneel:
Bied verschillende tickettypes aan zoals Early Bird, VIP of Standaard.
Verkoop tickets online via een geïntegreerde webshop.
Houd bij wie zich aanmeldt en beheer je deelnemerslijst efficiënt.
Stuur automatisch bevestigingen en herinneringen per e-mail.
Communicatie & Marketing:
Bereik je doelgroep effectief en houd deelnemers betrokken:
Zet eenvoudig promotiecampagnes op via de geïntegreerde e-mailtool.
Deel je evenement op sociale media met één klik.
Stuur gepersonaliseerde updates naar specifieke deelnemersgroepen.
Logistiek & Organisatie
Zorg voor een vlekkeloze uitvoering van je evenement:
Stel een gedetailleerde agenda op met sessies, sprekers en activiteiten.
Beheer locaties, zalen en technische voorzieningen.
Regel alles van catering tot materiaalbehoefte — volledig vanuit één systeem.
Sponsoring beheren:
Zet je sponsoren centraal en geef ze de zichtbaarheid die ze verdienen:
Beheer sponsorrelaties, hun bijdragen en de afgesproken voordelen.
Promoot sponsoren via de evenementwebsite, promotiemateriaal en op locatie.
Rapportage & Analyse
Krijg inzicht in je succes en stuur gericht bij:
Genereer duidelijke rapporten over ticketverkoop, deelnemers en betrokkenheid.
Analyseer de resultaten om je volgende evenement nóg beter te maken.
Planning module
De Planning module is een uitstekend hulpmiddel voor het organiseren en beheren van de personeelsplanning voor een evenement. Het helpt bij het inplannen van medewerkers en vrijwilligers op de juiste taken en tijdstippen, rekening houdend met hun beschikbaarheid, vaardigheden en de vereisten van het evenement. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Personeelsplanning:
Beheer eenvoudig je personeelsplanning. Maak shifts aan voor verschillende taken zoals registratie, beveiliging of catering, en wijs medewerkers of vrijwilligers toe op basis van hun beschikbaarheid en vaardigheden.
Het systeem voorkomt automatisch planningsconflicten, zodat jouw evenement soepel verloopt.
Communicatie:
Houd je team betrokken en goed geïnformeerd. Deel eenvoudig de planning met alle medewerkers en vrijwilligers en verstuur automatische herinneringen over hun geplande shifts, zodat iedereen op tijd en voorbereid is.
Tijdsregistratie & Rapportage:
Laat medewerkers en vrijwilligers eenvoudig hun gewerkte uren registreren per shift.
Met overzichtelijke rapporten krijg je direct inzicht in de planning, inzet en tijdsbesteding van je team.
Afspraken module
De Afspraken (Appointments) module kan op verschillende manieren worden ingezet bij evenementen, zowel voor de organisatie zelf als voor de deelnemers. Hier zijn enkele voorbeelden:
Voor de organisatie:
– Sprekersplanning: Plan briefings, repetities en interviews met sprekers op basis van hun beschikbaarheid.
– Sponsorbijeenkomsten: Leg eenvoudig afspraken vast met (potentiële) sponsors en beheer de opvolging van deze contacten.
– Vrijwilligerscoördinatie: Organiseer intakegesprekken en trainingssessies om vrijwilligers goed voorbereid in te zetten.
– Persbijeenkomsten: Plan interviews en afspraken met journalisten en persvertegenwoordigers in één overzichtelijk systeem.
Voor de deelnemers:
– Netwerksessies: Laat deelnemers afspraken plannen met elkaar en ontdek relevante contacten via persoonlijke profielen met interesses en expertise.
– Consultaties: Bied de mogelijkheid om 1-op-1 sessies te boeken met experts binnen het thema van het evenement.
– Workshops: Beheer eenvoudig workshopinschrijvingen en houd overzicht op deelname.
– Q&A sessies: Laat deelnemers vooraf hun vragen insturen voor inspirerende Q&A’s met sprekers.
Algemene voordelen:
– Online boeking: Laat deelnemers en sprekers zelf afspraken inplannen via een gebruiksvriendelijk portaal.
– Automatisering: Automatische e-mailherinneringen zorgen dat niemand iets mist.
– Integratie: Koppel eenvoudig met modules zoals Events en CRM voor een gestroomlijnde workflow.
– Overzicht: Altijd inzicht in alle geplande afspraken voor een soepele organisatie.
Project module
De Project module is een uitstekend hulpmiddel voor het organiseren en beheren van alle taken die komen kijken bij het plannen en uitvoeren van een evenement. Het helpt bij het structureren van het werk, het toewijzen van verantwoordelijkheden, het bewaken van de voortgang en het samenwerken met het team. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Projectstructuur:
Met de projectstructuur organiseer je elk evenement stap voor stap op een overzichtelijke en efficiënte manier.
Begin met het aanmaken van een project en richt voor elke fase van het evenement een aparte takenlijst in – denk aan planning, marketing, logistiek, uitvoering en follow-up. Binnen deze lijsten voeg je gerichte taken toe, zoals het boeken van een locatie, het regelen van sprekers of het opzetten van een marketingcampagne. Verdeel deze taken verder in subtaken om elke stap helder, beheersbaar en goed uitvoerbaar te maken.
Zo houd je altijd het overzicht en blijft je evenement perfect op schema.
Taakbeheer en Samenwerking:
Met het taakbeheer houd je grip op elke stap binnen je project. Wijs eenvoudig taken toe aan teamleden, stel duidelijke deadlines en bepaal prioriteiten.
Volg de voortgang nauwkeurig met statussen zoals ‘nieuw’, ‘in uitvoering’ of ‘voltooid’.
Samenwerking wordt eenvoudig: communiceer rechtstreeks via taken, deel belangrijke documenten zoals offertes of plattegronden, en leg essentiële informatie vast in notities. Zo werk je als team doelgericht naar een succesvol evenement toe.
Tijdsregistratie & Rapportage:
Met tijdsregistratie kunnen teamleden eenvoudig hun gewerkte uren koppelen aan taken, waardoor je precies ziet hoeveel tijd waar naartoe gaat. Vergelijk geregistreerde uren met de geplande uren om het budget onder controle te houden.
Dankzij heldere projectrapporten krijg je direct inzicht in de voortgang, taakstatus, urenbesteding en budgetverbruik. Zo stuur je tijdig bij en houd je de volledige controle over je evenement.
Werknemers module
De Werknemers (Employees) module is een essentieel hulpmiddel voor het beheren van alle personeelszaken die komen kijken bij het organiseren van een evenement. Het helpt bij het organiseren van de inzet van medewerkers en vrijwilligers, het beheren van hun gegevens en het stroomlijnen van de communicatie. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Personeelsbeheer:
Beheer moeiteloos alle gegevens van medewerkers en vrijwilligers, inclusief contactinformatie, functies, vaardigheden en beschikbaarheid. Visualiseer de structuur van je team met een duidelijk organigram dat verantwoordelijkheden en hiërarchieën toont.
Daarnaast beheer je eenvoudig belangrijke documenten zoals contracten, ID-bewijzen en certificaten – zo blijft je personeelsadministratie compleet en up-to-date.
Planning en Tijdsregistratie:
Maak duidelijke roosters voor medewerkers en vrijwilligers, afgestemd op hun beschikbaarheid en de benodigde taken tijdens het evenement. Het systeem helpt je conflicten te voorkomen en zorgt voor een optimale inzet van je team.
Medewerkers kunnen eenvoudig hun gewerkte uren registreren en hun aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden. Ook verlofaanvragen worden overzichtelijk beheerd, zodat je altijd weet wie beschikbaar is. Zo blijft jouw planning soepel en betrouwbaar.
Communicatie en Evaluatie:
Houd de interne communicatie gestroomlijnd met de Werknemersmodule: verstuur e-mails of berichten en deel belangrijke informatie over het evenement met je team. Zo blijft iedereen goed geïnformeerd en betrokken.
Evalueer de prestaties van medewerkers via gestructureerde beoordelingen en genereer heldere rapporten over personeelsbezetting, gewerkte uren en verlofaanvragen. Hiermee krijg je waardevolle inzichten om je team effectief aan te sturen.
Werving module
De Werving (Recruitment) module kan een waardevol hulpmiddel zijn bij het vinden en aannemen van de juiste medewerkers en vrijwilligers voor een evenement. Het helpt bij het stroomlijnen van het wervingsproces, het beheren van de sollicitaties en het selecteren van de beste kandidaten. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Vacatures publiceren:
Maak een professionele vacaturepagina op je evenementwebsite en trek de juiste kandidaten aan met duidelijke en aantrekkelijke vacatureteksten.
Vergroot je bereik door de vacatures eenvoudig te delen via social media platforms – zo vind je snel de juiste medewerkers en vrijwilligers.
Sollicitaties beheren:
Verzamel sollicitaties eenvoudig via een online formulier en breng structuur aan door elke sollicitatie te volgen in duidelijke fases: van ontvangst tot aanstelling.
Houd contact met sollicitanten via e-mail of interne berichten en zorg voor een professioneel en soepel wervingsproces.
Selectieproces en Rapportage:
Beoordeel sollicitaties op basis van vooraf vastgestelde criteria en plan interviews met de meest veelbelovende kandidaten. Gebruik aanvullende tests om inzicht te krijgen in hun vaardigheden en persoonlijkheid.
Dankzij overzichtelijke wervingsrapporten houd je zicht op elke stap in het proces, van aantal sollicitaties tot wervingskosten – zo maak je onderbouwde en efficiënte keuzes.
Verlof module
De Verlof (Leaves) module kan op verschillende manieren worden gebruikt om het verlof van medewerkers en vrijwilligers te beheren die betrokken zijn bij de organisatie van een evenement. Hoewel vrijwilligers wellicht geen traditioneel "verlof" opnemen, kan de module toch nuttig zijn om hun beschikbaarheid en afwezigheid te registreren. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Verlofbeheer:
Medewerkers dienen hun verlofaanvragen gemakkelijk in via de Verlof module, terwijl managers deze snel kunnen goedkeuren of afwijzen. Dankzij de overzichtelijke verlofkalender zie je in één oogopslag wie wanneer afwezig is – zo blijft de personeelsplanning rondom het evenement optimaal afgestemd.
Beschikbaarheid registreren:
Vrijwilligers geven eenvoudig hun beschikbaarheid door via de Verlof module, bijvoorbeeld door aan te geven op welke dagen ze niet beschikbaar zijn. Ook afwezigheid door ziekte of andere omstandigheden wordt geregistreerd, zodat je altijd een actueel overzicht hebt en tijdig kunt bijsturen in je planning.
Planning en Rapportage:
Met de Verlof module krijg je een duidelijk overzicht van de beschikbaarheid van alle medewerkers en vrijwilligers, wat het maken van een sluitende planning een stuk eenvoudiger maakt. Door automatisch rekening te houden met verlofaanvragen en afwezigheid voorkom je planningsconflicten.
Genereer daarnaast heldere verlof- en beschikbaarheidsrapporten om grip te houden op de inzetbaarheid van je team en tijdig bij te sturen waar nodig.
Timesheet module
De Urenstaten (Timesheets) module is een handig hulpmiddel om de tijd die medewerkers en vrijwilligers besteden aan verschillende taken tijdens de voorbereiding en uitvoering van een evenement te registreren. Dit kan helpen bij het bewaken van de kosten, het evalueren van de efficiëntie en het plannen van toekomstige evenementen. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Tijdsregistratie:
Medewerkers en vrijwilligers registreren eenvoudig hun gewerkte uren per taak, gekoppeld aan het juiste project en onderdeel van het evenement. Of het nu gaat om locatiebeheer, marketing of catering – elke registratie is helder en gestructureerd.
Door een korte beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden toe te voegen, krijg je volledig inzicht in de tijdsbesteding en inzet van je team.
Kostenbewaking:
Stel per medewerker of vrijwilliger een uurtarief in en bereken automatisch de totale kosten op basis van de geregistreerde uren. Vergelijk deze werkelijke kosten met het vooraf ingestelde budget en bewaak zo continu of je evenement financieel op koers ligt.
Efficiëntieanalyse en Facturatie:
Krijg inzicht in de tijdsbesteding per taak en ontdek waar kostbare tijd verloren gaat. Door inefficiënties op te sporen kun je gericht verbeteren en slimmer organiseren.
Genereer facturen op basis van geregistreerde uren – ideaal voor externe leveranciers of sponsors. Met duidelijke urenstatenrapporten houd je overzicht op gewerkte uren, kosten en efficiëntie, en stuur je je evenement aan met data-gedreven inzichten.
Kwaliteit module
De Kwaliteit (Quality) module kan op verschillende manieren worden gebruikt om de kwaliteit van verschillende aspecten van een evenement te waarborgen en te verbeteren. Het helpt bij het identificeren, registreren, analyseren en corrigeren van kwaliteitsproblemen, waardoor de klanttevredenheid wordt verhoogd en de reputatie van het evenement wordt beschermd. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Kwaliteitscontroles:
Zorg voor een vlekkeloze ervaring door gerichte kwaliteitscontroles uit te voeren op alle cruciale onderdelen van je evenement. Van catering en schoonmaak tot beveiliging, technische installaties en merchandise – je waarborgt kwaliteit, veiligheid en beleving voor alle deelnemers. Zo lever je een evenement af dat tot in de puntjes klopt.
Kwaliteitswaarschuwingen en -metingen:
Met de Kwaliteitsmodule kunnen medewerkers en vrijwilligers eenvoudig defecten of problemen melden, waarna je direct correctieve acties kunt vastleggen en opvolgen. Zo worden knelpunten snel opgelost.
Daarnaast verzamel je waardevolle gegevens via kwaliteitsmetingen: meet klanttevredenheid, houd wachttijden in de gaten en controleer geluidsniveaus tijdens optredens. Deze inzichten helpen je om elk evenement naar een hoger niveau te tillen.
Analyse en Verbetering:
Genereer gedetailleerde kwaliteitsrapporten over controles, waarschuwingen en metingen, en ontdek via trendanalyses waar structurele verbeteringen nodig zijn. Door oorzaken van problemen te achterhalen, kun je gerichte verbeteracties definiëren en effectief implementeren.
Documenten module
De Documenten module helpt je om alle documenten die betrekking hebben op evenementen op een efficiënte en georganiseerde manier te beheren, te delen en te beveiligen. Dit bespaart tijd, vermindert fouten en verbetert de samenwerking. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Documentbeheer:
Beheer al je evenementdocumenten centraal op één plek – van contracten en sponsorovereenkomsten tot plattegronden, presentaties en deelnemerslijsten. Door documenten slim te organiseren in mappen en te voorzien van tags of labels, vind je alles razendsnel terug.
Met versiebeheer houd je moeiteloos overzicht op wijzigingen en updates, zodat je altijd werkt met de juiste en meest actuele informatie.
Slimme toegangscontrole en samenwerking:
Beheer wie toegang heeft tot welke documenten en bescherm gevoelige informatie zoals contracten en budgetten. Werk soepel samen met teamleden: deel documenten, voeg opmerkingen toe en volg wijzigingen in realtime.
Versnel je werkproces met automatisering: gebruik slimme templates om documenten – zoals sponsorovereenkomsten – automatisch in te vullen met de juiste gegevens. Zo werk je sneller én foutloos.
Geïntegreerd, gecontroleerd en altijd beschikbaar:
Koppel de Documentenmodule naadloos aan andere modules zoals Events, Sales en Accounting voor een gestroomlijnde workflow en automatische gegevensuitwisseling. Stel goedkeuringsworkflows in voor belangrijke documenten zodat ze altijd door de juiste personen worden gecontroleerd voordat ze gebruikt worden.
Vind snel wat je nodig hebt met de krachtige zoekfunctie en krijg overal toegang tot je bestanden via de mobiele app – altijd up-to-date, altijd binnen handbereik.
Digitale handtekening module
De Digitaal Ondertekenen module helpt je om het ondertekenen van documenten rondom evenementen te vereenvoudigen, te versnellen en te beveiligen. Dit bespaart tijd, kosten en papierwerk, en verbetert de efficiëntie en professionaliteit van je evenementenorganisatie. Hier zijn enkele manieren waarop de module kan worden gebruikt:
Digitale ondertekening:
Versnel je administratie door contracten met leveranciers, sponsoren, sprekers en vrijwilligers digitaal te laten ondertekenen. Of het nu gaat om cateringafspraken, sponsorovereenkomsten of vrijwilligerscontracten – je bespaart tijd, voorkomt papierwerk en geeft je organisatie een professionele uitstraling. Alles overzichtelijk en direct rechtsgeldig geregeld.
Toestemmingen en vertrouwelijkheid:
Laat deelnemers eenvoudig toestemmingsformulieren digitaal ondertekenen, bijvoorbeeld voor het gebruik van foto- en videomateriaal. Zorg daarnaast voor bescherming van vertrouwelijke informatie door medewerkers, vrijwilligers en leveranciers digitale geheimhoudingsverklaringen (NDA’s) te laten ondertekenen. Zo regel je alles juridisch correct en zonder gedoe.
Juridisch en intern akkoord:
Laat deelnemers tijdens de registratie eenvoudig de algemene voorwaarden digitaal accepteren, zodat je juridisch gedekt bent. Ook interne documenten zoals budgetgoedkeuringen of projectplannen kunnen digitaal worden ondertekend door de verantwoordelijke personen – snel, overzichtelijk en volledig traceerbaar.