Marketing en Communicatie

De Helpdesk module fungeert als het centrale aanspreekpunt voor alle vragen, verzoeken en meldingen die binnenkomen van deelnemers, sprekers, vrijwilligers, leveranciers en andere betrokkenen. Of het nu gaat om vragen over registratie, technische problemen bij een livestream, of praktische zaken zoals parkeren of programmawijzigingen: alles wordt gebundeld in één overzichtelijk systeem. Dit zorgt voor een professionele en gestructureerde communicatie vóór, tijdens en na het evenement. Door alle supportverzoeken centraal te beheren, verbeter je niet alleen de responstijd, maar ook de algehele ervaring van bezoekers en betrokkenen.

Zodra een vraag of verzoek binnenkomt – via e-mail, telefoon of een contactformulier op de website – wordt automatisch een ticket aangemaakt in de Helpdesk module. Deze tickets worden vervolgens gecategoriseerd op basis van onderwerp (zoals Registratie, Programma, Locatie, Techniek) en toegewezen aan de juiste medewerker of vrijwilliger. De verantwoordelijke persoon ziet direct de prioriteit, status en eventuele bijlagen of opmerkingen. Zo voorkom je dubbel werk, versnel je de afhandeling en zorg je ervoor dat niets over het hoofd wordt gezien. De status van elk ticket (bijv. Nieuw, In Behandeling, Opgelost) maakt het mogelijk om de voortgang nauwgezet te volgen.

Tijdens een evenement lopen er vaak tientallen vragen via verschillende kanalen binnen. Zonder goede structuur kan dit leiden tot misverstanden, vertraging of dubbele beantwoording. De Helpdesk module brengt hier overzicht in: elk verzoek wordt omgezet in een gestructureerd ticket met duidelijke toewijzing en opvolging. Hierdoor kun je sneller en gerichter reageren. Ook terugkerende vragen kunnen gemakkelijk worden herkend, waardoor je efficiënter kunt werken en trends kunt signaleren (zoals onduidelijke informatie op de website). Voor sprekers of VIP-gasten kun je bovendien aparte ticketcategorieën instellen met speciale prioriteit.

De kennisbank is een online bibliotheek met antwoorden op veelgestelde vragen en praktische informatie over het evenement. Denk aan onderwerpen zoals openingstijden, locatiegegevens, registratieprocedures, annuleringen, COVID-maatregelen, of technische instructies voor livestreams. Bezoekers kunnen hierin zelfstandig zoeken zonder contact op te nemen met de helpdesk. Dit verlaagt de werkdruk van het supportteam aanzienlijk, terwijl de bezoeker snel en efficiënt geholpen wordt. De kennisbank is altijd up-to-date en 24/7 beschikbaar, wat vooral handig is vlak voor en tijdens het evenement.

Met automatisering kun je veelvoorkomende supportprocessen versnellen en vereenvoudigen. Bijvoorbeeld: inkomende vragen over veelgestelde onderwerpen kunnen automatisch worden beantwoord met een standaardbericht. Ook kun je regels instellen voor automatische tickettoewijzing op basis van onderwerp of trefwoorden. Wanneer een ticket te lang onbeantwoord blijft, zorgt automatische escalatie ervoor dat het onder de aandacht komt bij een supervisor. Deze functies voorkomen vertragingen, verhogen de tevredenheid bij bezoekers en zorgen ervoor dat het team zich kan richten op complexe of urgente zaken.

Binnen de Helpdesk module worden supportverzoeken automatisch of handmatig toegewezen aan medewerkers of vrijwilligers die verantwoordelijk zijn voor het betreffende onderwerp. Dit gebeurt op basis van ingestelde categorieën (zoals Techniek, Logistiek, Sprekersbegeleiding) en beschikbaarheid. Je kunt ook prioriteitsniveaus toevoegen (bijv. Normaal, Hoog, Urgent), waardoor dringende verzoeken sneller worden opgepakt. Het systeem houdt bovendien bij wie op welk moment beschikbaar is, zodat je altijd weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

De rapportagefunctie binnen de Helpdesk module geeft inzicht in het totale supportproces: hoeveel tickets zijn er aangemaakt, hoe lang duurde het tot ze opgelost waren, welke vragen kwamen het vaakst voor, en hoe presteerden de teamleden. Deze gegevens zijn waardevol om knelpunten te ontdekken, zoals informatie die vooraf niet duidelijk genoeg gecommuniceerd was. Ook helpt het bij het inplannen van supportcapaciteit voor toekomstige evenementen: als je weet wanneer piekmomenten optreden (bijv. net voor aanvang van het event), kun je daar op inspelen met extra bezetting.