Webshop en Merchandise
Inkoop Module
De Inkoop (Purchase) module biedt alle tools die je nodig hebt om het volledige inkoopproces voor evenementen efficiënt te beheren. Van offerteaanvragen en bestellingen tot levering en facturatie – alles verloopt gestructureerd en transparant.
Inkoop van materialen en diensten
Inkoop van materialen en benodigdheden
Cateringmateriaal zoals eten, drinken, servies en bestek.
Decoratie zoals bloemen, ballonnen en andere aankleding.
Promotiemateriaal zoals flyers, posters en banners.
Kantoorbenodigdheden zoals papier, pennen en markers.
Technische apparatuur zoals verlichting, geluidsinstallaties en projectoren.
Merchandise zoals T-shirts, petten of sleutelhangers.
Inkoop van diensten
Cateringdiensten voor hapjes, drankjes en service.
Beveiliging voor een veilige evenementenomgeving.
Schoonmaakdiensten voor voor, tijdens en na het evenement.
Entertainment zoals live muziek, acts of performers.
Sprekers inclusief voorbereiding en honorarium.
Transportdiensten voor logistiek en materiaalvervoer
Met de Inkoopmodule houd je grip op al je inkoopstromen – van aanvraag tot betaling – en zorg je voor een soepel georganiseerde, kostenbewuste en professionele uitvoering.
Offertes, bestellingen en ontvangst
Offerteaanvragen (RFQ)
Vraag eenvoudig offertes aan bij meerdere leveranciers en vergelijk prijzen, levervoorwaarden en beschikbaarheid.
Automatiseer het proces met terugkerende RFQ’s voor herhaalde aankopen, zoals catering of promotiemateriaal.
Bestellingen
Plaats direct bestellingen bij de geselecteerde leveranciers vanuit de offertefase.
Houd volledig overzicht door de status van bestellingen te volgen – van bevestiging tot levering.
Ontvangst van goederen en diensten
Registreer de ontvangst van goederen om voorraad en levering te controleren.
Leg de levering van diensten vast, zoals beveiliging of schoonmaak, om een nauwkeurige administratie te behouden.
Zo stroomlijn je het volledige inkooptraject – van aanvraag tot ontvangst – en voorkom je miscommunicatie, fouten en onnodige vertragingen.
Factuurverwerking, leveranciersbeheer en rapportage
Factuurverwerking
Match facturen automatisch met bijbehorende bestellingen en geregistreerde goederenontvangst om fouten of afwijkingen te voorkomen.
Verwerk betalingen aan leveranciers efficiënt en op tijd voor een goede relatie en betrouwbare levering.
Leveranciersbeheer
Houd overzicht met up-to-date leveranciersgegevens, zoals contactinformatie, betalingscondities en producten/diensten.
Evalueer leveranciersprestaties op basis van levertijd, kwaliteit en prijs om toekomstige keuzes te optimaliseren.
Rapportage
Genereer duidelijke inkooprapporten over aantallen, leveranciers en bestelde producten of diensten.
Voer een gedetailleerde kostenanalyse uit om inzicht te krijgen in uitgaven, besparingskansen en budgetbewaking.
Met deze functies maak je van je inkoopproces een strategisch voordeel – volledig georganiseerd, transparant en kostenbewust.
Veelgestelde Vragen (FAQ)
De Inkoopmodule helpt je om het volledige inkoopproces – van offerteaanvraag tot levering en factuurverwerking – efficiënt te organiseren. Zo houd je grip op je kosten, voorkom je fouten en zorg je voor een soepel verloop van je evenement.
Je beheert zowel de inkoop van materialen als diensten, zoals:
Materialen: cateringartikelen, decoratie, promotiemateriaal, kantoorbenodigdheden, technische apparatuur, merchandise
Diensten: cateringservice, beveiliging, schoonmaak, entertainment, sprekers, transport
Ja. Je kunt eenvoudig Request for Quotations (RFQ’s) uitsturen naar meerdere leveranciers en hun prijzen, levertijden en voorwaarden vergelijken. Voor terugkerende bestellingen (zoals flyers of drank) kun je automatische RFQ’s instellen.
Zodra je een leverancier kiest, kun je direct een bestelling plaatsen. De module geeft inzicht in de bestelstatus – van bevestiging tot levering – zodat je altijd weet waar je staat.
Zeker. Je registreert de ontvangst van goederen en diensten zodat je voorraad actueel blijft en je administratie klopt. Dit helpt ook om afwijkingen in facturen snel te signaleren.
De module koppelt automatisch de inkomende factuur aan de bijbehorende bestelling en geregistreerde levering. Hierdoor voorkom je fouten of dubbele betalingen. Vervolgens kun je leveranciers tijdig betalen.
Ja. Je houdt per leverancier bij:
- Contactgegevens en betalingscondities
- Bestelhistorie
- Beoordelingen op basis van levertijd, kwaliteit en prijs
Dit helpt je om betere keuzes te maken bij toekomstige inkoop.
Je kunt gedetailleerde rapporten opvragen over:
- Aangekochte artikelen of diensten
- Aantallen en kosten per leverancier
- Totaaluitgaven per categorie of evenement
Deze inzichten helpen je bij kostenbeheersing en budgetoptimalisatie.
- Voorraadmodule: directe bijwerking van voorraad bij levering
- Boekhoudmodule: automatische factuurverwerking en betaling
- CRM-module: leveranciersgegevens en communicatie
- Events module: inzicht in materiaalbehoefte per evenement
- Inkoop van cateringmateriaal voor een foodcourt
- Aanvragen en beheren van offertes voor podiumverhuur
- Automatische bestelling van promotiemateriaal per evenement
- Evaluatie van leveranciers na afloop van het evenement